จำงานสารบรรณให้แม่น 6 ชนิดหนังสือ ชั้นความเร็ว อายุเก็บ 10-5-1 ปี

วิชางานสารบรรณเป็นวิชาที่เก็บคะแนนได้ง่าย เพราะโจทย์ส่วนใหญ่ตอบจากตัวเลข สี และชื่อเฉพาะในระเบียบ แต่ตัวเลขหลายตัวใกล้กันจนสับสนง่าย บทความนี้จัดเรื่องที่ออกบ่อยเป็นกลุ่มให้จำทีเดียว

ในบทความนี้ "ระเบียบสารบรรณ" หมายถึง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 ใช้บังคับตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2526 ผู้รักษาการคือ ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี (ไม่ใช่นายกรัฐมนตรี)

เริ่มจากภาพใหญ่: งานสารบรรณ 6 ขั้น

งานสารบรรณคืองานบริหารเอกสาร ตั้งแต่เกิดจนจบชีวิตของหนังสือหนึ่งฉบับ

จำเป็นเส้นทางเดียว: จัดทำ → รับ → ส่ง → เก็บรักษา → ยืม → ทำลาย

และอย่าลืมว่า จดหมายที่ประชาชนเขียนมาร้องเรียนถึงสถานีตำรวจก็เป็นหนังสือราชการ เพราะเป็นหนังสือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

หนังสือราชการ 6 ชนิด

จำตัวเลขชนิดย่อยเป็น "สั่ง 3 · ประชา 3 · หลักฐาน 4"

• หนังสือภายใน ไม่มีคำลงท้าย และไม่มีช่องอ้างถึงกับสิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามีให้เขียนไว้ในข้อความ)
• หนังสือสั่งการ แยกด้วยคำถามเดียวว่า "ต้องอาศัยอำนาจกฎหมายไหม" ระเบียบ = อาศัยหรือไม่ก็ได้ · ข้อบังคับ = ต้องอาศัย ส่วนคำสั่งลงท้ายว่า "สั่ง ณ วันที่" ระเบียบและข้อบังคับลงว่า "ประกาศ ณ วันที่"
• หนังสือประชาสัมพันธ์ มีแต่ประกาศที่มีลายมือชื่อ แถลงการณ์และข่าวลงเพียงชื่อส่วนราชการกับวันที่

ชั้นความเร็ว กับ ชั้นความลับ

• เขียนด้วยอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่า 32 พอยท์ ทั้งบนหนังสือและบนซอง
• ถ้าต้องถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ใช้คำว่า "ด่วนภายใน" แล้วลงวัน เดือน ปี และเวลา

ด่วน = ความเร็ว · ลับ = ความลับ สองชุดนี้คนละเรื่องกัน

ชั้นความลับคือ ลับที่สุด ลับมาก ลับ เป็นเรื่องของระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ จุดที่ระเบียบสารบรรณพูดถึงคือ ปกติให้ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่ข้อมูลชั้นลับที่สุด

สีหมึกที่ข้อสอบชอบถาม

แดง = เร่ง หยุด ห้าม · น้ำเงิน = เก็บถึงวันหนึ่งแล้วไปต่อ

ตรากำหนดเก็บประทับที่มุมล่างด้านขวาของแผ่นแรก ตัวอักษรไม่เล็กกว่า 24 พอยท์ ส่วนตรารับหนังสือประทับที่มุมบนด้านขวา ขนาด 2.5 × 5 เซนติเมตร กรอกเลขรับ วันที่ เวลา

อายุการเก็บ: หลัก 10 ปี กับข้อยกเว้น

ท่อง "10–5–1" หลัก 10 · สำเนากับเงิน 5 · ธรรมดา 1

• หนังสือการเงินที่ไม่จำเป็นต้องเก็บถึง 10 ปีหรือ 5 ปี ให้ตกลงกับกระทรวงการคลัง
• หนังสือที่ครบ 20 ปี ส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายใน 31 มกราคมของปีถัดไป
• หนังสืออิเล็กทรอนิกส์โดยปกติเก็บตลอดไป หัวหน้าส่วนราชการสั่งทำลายได้เฉพาะที่ไม่ใช่เอกสารจดหมายเหตุและเก็บมาเกิน 10 ปี โดยลบจากที่เก่าที่สุดก่อน และต้องสำรองข้อมูลไว้อีกอย่างน้อย 1 แห่ง

การยืม: กอง–แผนก–ห้ามยืม

ข้ามหน่วย = กอง · ในหน่วย = แผนก · คนนอก = ดูได้ ยืมไม่ได้

การทำลาย: 60 วัน สองจุด

1. ภายใน 60 วันหลังสิ้นปีปฏิทิน เจ้าหน้าที่สำรวจหนังสือที่ครบอายุ ทำบัญชีหนังสือขอทำลาย เสนอหัวหน้าระดับกรม
2. หัวหน้าระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการ ประธาน + กรรมการอย่างน้อย 2 คน
3. หนังสือที่ควรทำลาย กรรมการทำเครื่องหมายกากบาท (×) มติถือเสียงข้างมาก
4. ส่งบัญชีให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ถ้าไม่ตอบภายใน 60 วัน ถือว่าเห็นชอบ
5. ทำลายโดยการเผาหรือวิธีอื่นที่อ่านเป็นเรื่องไม่ได้

60 แรก = สำรวจหลังสิ้นปี · 60 หลัง = กรมศิลปากรเงียบ = เห็นชอบ

ใครลงชื่อ

• หลักคือหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป หรือผู้ว่าราชการจังหวัด เป็นผู้ลงชื่อ
• หนังสือประทับตรา ใช้ตราแทนการลงชื่อหัวหน้าระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าระดับกองลงชื่อย่อกำกับตรา
• รายงานการประชุม ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม
• รับรองสำเนาถูกต้อง ได้ตั้งแต่ระดับปฏิบัติการหรือชำนาญงานขึ้นไป หรือพนักงานราชการ
• ลงชื่อแทนโดยไม่มีกฎหมายกำหนดคำเฉพาะ ใช้คำว่า "แทน" ผู้มียศ (เช่น ตำรวจ) พิมพ์ยศเต็มไว้หน้าลายมือชื่อ

คำหลอกที่ต้องระวัง

• "ด่วนมาก = ทันที" ผิด ทันทีคือด่วนที่สุด ด่วนมากคือโดยเร็ว
• "ลับมาก" เป็นชั้นความเร็ว ผิด เป็นชั้นความลับ คนละระเบียบ
• หนังสือประทับตราเรื่องอนุมัติงบประมาณ ใช้ไม่ได้ เพราะเกี่ยวกับการเงินและเป็นเรื่องสำคัญ
• ตรา "ห้ามทำลาย" สีน้ำเงิน ผิด ต้องเป็นสีแดง
• หนังสือครบ 25 ปีส่งหอจดหมายเหตุ ใช้ 20 ปีตามระเบียบที่แก้ไขแล้ว ตัวเลข 25 ปีเป็นข้อความเก่าที่ยังหลงอยู่ในแบบบัญชี
• ข้อบังคับ "อาศัยอำนาจกฎหมายหรือไม่ก็ได้" ผิด นั่นคือระเบียบ ข้อบังคับต้องอาศัยอำนาจกฎหมาย
• รัฐมนตรี อธิบดี ผู้ว่าราชการจังหวัด ใช้ "กราบเรียน" ผิด ตำแหน่งเหล่านี้ไม่อยู่ในรายชื่อพิเศษ ใช้ "เรียน ... ขอแสดงความนับถือ"
• สำนวนการสอบสวนเก็บ 10 ปี ไม่ใช่ เก็บตามกฎหมายและระเบียบเฉพาะเรื่องนั้น

ฝึกให้คล่อง

ตัวเลขสารบรรณจำได้แม่นที่สุดเมื่อเจอในโจทย์ซ้ำ ๆ ทำข้อสอบแล้วจดข้อที่สับสน เช่น 10–5–1 ปี หรือ 60 วันสองจุด ไว้ทบทวนก่อนนอน

ลองทำ

ข้อ 1 หนังสือราชการชั้นความเร็วใดที่ต้องปฏิบัติในทันทีที่ได้รับ

• ก. ลับที่สุด
• ข. ด่วนมาก
• ค. ด่วน
• ง. ด่วนที่สุด

ข้อ 2 คู่สำเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่น ต้องเก็บไว้อย่างน้อยกี่ปี

• ก. 10 ปี
• ข. 1 ปี
• ค. 5 ปี
• ง. 20 ปี

ข้อ 3 สถานีตำรวจแห่งหนึ่งต้องการยืมหนังสือจากส่วนราชการอื่น ผู้ยืมและผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าระดับใดขึ้นไป

• ก. ระดับกอง
• ข. ระดับกรม
• ค. ระดับแผนก
• ง. ผู้ว่าราชการจังหวัดเท่านั้น

ข้อ 4 หนังสือที่เก็บไว้ครบกี่ปี ต้องส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

• ก. 10 ปี
• ข. 25 ปี
• ค. 20 ปี
• ง. 5 ปี

ฝึกเลย: ข้อสอบงานสารบรรณ นายสิบตำรวจ

ศูนย์เตรียมสอบนายสิบตำรวจ สายอำนวยการ