โจทย์งานสารบรรณอีกกลุ่มที่ออกบ่อยคือถามหน้าตาของหนังสือ เช่น ช่องไหนอยู่ก่อนช่องไหน หนังสือแบบนี้มีคำลงท้ายไหม ถึงผู้รับคนนี้ต้องขึ้นต้นว่าอะไร และเมื่อหนังสือเข้ามาถึงสถานี ต้องทำอะไรก่อนหลัง บทความนี้เน้นสามเรื่องนั้น ส่วนชนิดหนังสือ ชั้นความเร็ว อายุการเก็บ และการทำลาย อ่านได้ที่ จำงานสารบรรณ 6 ชนิดหนังสือ
หนังสือภายนอก: 14 ส่วน เรียงจากบนลงล่าง
หนังสือภายนอกใช้กระดาษตราครุฑ และมีส่วนประกอบครบที่สุด ข้อสอบชอบตัดช่องหนึ่งออกแล้วถามว่าช่องไหนอยู่ผิดที่ ให้จำเป็น 3 ท่อน
| ท่อน | ส่วนประกอบ |
|---|---|
| หัวหนังสือ | ที่ · ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ · วัน เดือน ปี · เรื่อง |
| ตัวหนังสือ | คำขึ้นต้น · อ้างถึง (ถ้ามี) · สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) · ข้อความ |
| ท้ายหนังสือ | คำลงท้าย · ลงชื่อ · ตำแหน่ง · ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง · โทร. · สำเนาส่ง (ถ้ามี) |
ท่องเป็นจังหวะ "ที่–ส่วน–วัน–เรื่อง · เรียน–อ้าง–ส่ง–ความ · ลง–ชื่อ–ตำแหน่ง–เจ้าของ–โทร–สำเนา"
จุดที่ข้อสอบชอบถามในแต่ละช่อง
- วัน เดือน ปี ลงตัวเลขวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราช ห้ามย่อเดือน
- เรื่อง ใช้ใจความสั้นที่สุด ถ้าเป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติใช้เรื่องเดิม
- อ้างถึง อ้างเฉพาะหนังสือที่ผู้รับได้รับมาก่อนแล้ว และอ้างฉบับสุดท้ายฉบับเดียว เว้นแต่มีฉบับอื่นที่เป็นสาระสำคัญ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้าส่งในซองเดียวกันไม่ได้ ต้องแจ้งว่าส่งโดยทางใด
- ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ถ้าออกหนังสือระดับกระทรวง ลงทั้งระดับกรมและกอง ถ้าระดับกรมลงมา ลงเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
- สำเนาส่ง ใช้เมื่ออยากให้ผู้รับรู้ว่าส่งสำเนาให้ใครบ้าง ถ้ารายชื่อมาก พิมพ์ว่าส่งตามรายชื่อที่แนบ
หนังสือภายใน: ตัดให้สั้นเหลือ 7 ช่อง
หนังสือภายในใช้กระดาษบันทึกข้อความ มีเพียง ส่วนราชการ · ที่ · วันที่ · เรื่อง · คำขึ้นต้น · ข้อความ · ลงชื่อและตำแหน่ง เช่น สถานีตำรวจทำบันทึกข้อความถึงกองบังคับการต้นสังกัด
| เทียบ | หนังสือภายนอก | หนังสือภายใน |
|---|---|---|
| กระดาษ | ตราครุฑ | บันทึกข้อความ |
| ช่องส่วนราชการ | "ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง" อยู่ท้ายหนังสือ | "ส่วนราชการ" อยู่บนสุด |
| อ้างถึง / สิ่งที่ส่งมาด้วย | มีช่องแยก | ไม่มีช่อง ถ้ามีให้เขียนไว้ในข้อความ |
| คำลงท้าย | มี | ไม่มี |
ภายในย้ายส่วนราชการขึ้นบน แล้วตัดอ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย และคำลงท้ายทิ้ง
เลข "ที่" อ่านอย่างไร
เลขที่หนังสือออกประกอบด้วย รหัสตัวพยัญชนะ 2 ตัว + เลขประจำของเจ้าของเรื่อง 4 ตัว / เลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ที่ กค 0000/123
- รหัส 2 ตัวแทนกระทรวงหรือจังหวัด เช่น สำนักนายกรัฐมนตรี นร · กระทรวงการคลัง กค · กระทรวงมหาดไทย มท · กรุงเทพมหานคร กท
- เลขประจำ 4 ตัว: 2 ตัวแรก = ระดับกรม · 2 ตัวหลัง = สำนัก กอง หรือเทียบเท่า
- หนังสือเวียน เติม "ว" หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่น ที่ นร 0000/ว 15
ซ้ายทับ = ใครส่ง · ขวาทับ = ส่งฉบับที่เท่าไร · มี ว = เวียน
คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย: เลือกตามผู้รับ
| ผู้รับ | คำขึ้นต้น | คำลงท้าย | จ่าหน้าซอง |
|---|---|---|---|
| ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานองค์กรตามรัฐธรรมนูญที่ระบุไว้ อัยการสูงสุด รัฐบุรุษ | กราบเรียน | ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง | กราบเรียน |
| บุคคลธรรมดาอื่น | เรียน | ขอแสดงความนับถือ | เรียน |
| พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป | นมัสการ | ขอนมัสการด้วยความเคารพ | |
| พระราชาคณะ | นมัสการ | ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง | |
| สมเด็จพระราชาคณะ / รองสมเด็จพระราชาคณะ | นมัสการ | ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง |
สรรพนามสำหรับบุคคลธรรมดาทั้งสองกลุ่มใช้ชุดเดียวกัน คือ ข้าพเจ้า / กระผม – ผม / ดิฉัน / ท่าน ต่างกันแค่คำขึ้นต้นและคำลงท้าย
กราบเรียน คู่ อย่างยิ่ง · เรียน คู่ นับถือเฉย ๆ · นมัสการ คู่ เคารพ (สมณศักดิ์สูงขึ้น เติม อย่างสูง → อย่างยิ่ง)
หมายเหตุท้ายตารางที่ออกสอบ
- ผู้ที่เชิญกระแสพระบรมราชโองการไปยังผู้ใด ไม่ต้องใช้คำลงท้ายในหนังสือนั้น
- หนังสือที่ระบุถึงเฉพาะตำแหน่ง ใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และจ่าหน้าซองตามตำแหน่ง
หนังสือที่ไม่ใช้คำขึ้นต้นแบบปกติ ก็ถามบ่อยเช่นกัน
| หนังสือ | ใช้แทน |
|---|---|
| หนังสือประทับตรา | ใช้คำว่า "ถึง" · ไม่มีคำลงท้าย · ไม่มีเรื่อง |
| หนังสือรับรอง | ไม่มีคำขึ้นต้นถึงผู้รับ เปิดด้วย "หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า" |
| หนังสือภายใน | มีคำขึ้นต้น แต่ไม่มีคำลงท้าย |
รับหนังสือ: 4 ขั้นของสารบรรณกลาง
หนังสือที่เข้ามาจากภายนอกเรียกว่า หนังสือรับ เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางทำตามลำดับ
- จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน เปิดซองตรวจเอกสาร ถ้าไม่ถูกต้องให้ติดต่อเจ้าของเรื่องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้
- ประทับตรารับหนังสือ กรอกเลขรับ วันที่ เวลา
- ลงทะเบียนรับในทะเบียนหนังสือรับ
- จัดแยกส่งให้หน่วยที่เกี่ยวข้อง ลงชื่อหน่วยที่รับในช่อง "การปฏิบัติ"
จัด–ตรา–ทะเบียน–แยก (จัดลำดับก่อน แล้วจึงประทับตรา)
- เลขทะเบียนรับเรียงต่อกันตลอดปีปฏิทิน และต้องตรงกับเลขในตรารับหนังสือ
- ช่องในทะเบียนรับ: วันที่ลงทะเบียน · เลขทะเบียนรับ · ที่ · ลงวันที่ · จาก · ถึง · เรื่อง · การปฏิบัติ · หมายเหตุ
- ส่งต่อให้หน่วยภายในได้ 2 วิธี: ใช้สมุดส่งหนังสือ หรือให้ผู้รับลงชื่อและวันที่ในทะเบียนรับ
ส่งหนังสือ: ใครทำขั้นไหน
| ขั้น | ผู้ทำ | งาน |
|---|---|---|
| 1 | เจ้าของเรื่อง | ตรวจความเรียบร้อยของหนังสือและสิ่งที่ส่งไปด้วย แล้วส่งให้สารบรรณกลาง |
| 2 | สารบรรณกลาง | ลงทะเบียนส่ง และลงเลขที่ วันที่ ในต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับทะเบียน |
| 3 | สารบรรณกลาง | ตรวจอีกครั้งก่อนบรรจุซอง แล้วปิดผนึก |
| 4 | สารบรรณกลาง | จ่าหน้าซอง ถ้าไม่ใช้สมุดส่ง ให้แนบใบรับหนังสือไปด้วย |
| 5 | ผู้นำส่ง | ให้ผู้รับลงชื่อในสมุดส่งหรือใบรับ ใบรับที่ได้คืนมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ |
- เลขทะเบียนส่งก็เรียงต่อกันตลอดปีปฏิทิน
- ถ้าเป็นหนังสือตอบ ให้ลงทะเบียนว่าตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วันที่ใด
- ผู้รับต้องลงชื่อที่อ่านออกได้ พร้อมวันและเวลาที่รับ
- หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ลงเวลาที่ปรากฏในระบบในทะเบียน ถ้าส่งไปอีเมลที่ประกาศไว้แล้วแต่ไม่สำเร็จ ถือวันเวลาที่ส่งครั้งแรก
| เครื่องมือ | ขนาด |
|---|---|
| ทะเบียนหนังสือรับ / ส่ง | เอ 4 |
| สมุดส่งหนังสือ | เอ 5 |
| ใบรับหนังสือ | เอ 8 (เล็กที่สุด) |
| บัตรตรวจค้น (มีหรือไม่ก็ได้) | เอ 5 |
ทะเบียน 4 · สมุด 5 · ใบรับ 8 เลขยิ่งมาก กระดาษยิ่งเล็ก
คำหลอกที่ต้องระวัง
- "หนังสือภายในมีคำลงท้ายว่า ขอแสดงความนับถือ" ผิด หนังสือภายในไม่มีคำลงท้าย
- "อ้างถึงทุกฉบับที่เคยติดต่อกัน" ผิด อ้างฉบับสุดท้ายฉบับเดียว เว้นแต่ฉบับอื่นเป็นสาระสำคัญ
- "เขียนเดือนแบบย่อ เช่น ต.ค." ในหนังสือภายนอกผิด ต้องใช้ชื่อเต็มของเดือน
- "หนังสือประทับตราขึ้นต้นว่า เรียน" ผิด ใช้คำว่า ถึง
- "หนังสือรับรองขึ้นต้นว่า เรียน ผู้เกี่ยวข้อง" ผิด หนังสือรับรองไม่มีคำขึ้นต้นถึงผู้รับ
- "ประทับตรารับก่อน แล้วค่อยจัดลำดับความสำคัญ" ผิดลำดับ จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนเป็นขั้นแรก
- "เลขทะเบียนรับเริ่มใหม่ทุกเดือน" ผิด เรียงต่อกันตลอดปีปฏิทิน
- "ใบรับที่ได้คืนมาเก็บแนบทะเบียนส่ง" ผิด ผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ
- "สมุดส่งหนังสือขนาดเอ 8" ผิด สมุดส่งคือเอ 5 ใบรับคือเอ 8
- "พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป ลงท้าย ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง" ผิด พระภิกษุทั่วไปใช้ "ขอนมัสการด้วยความเคารพ" คำว่าอย่างยิ่งใช้กับสมเด็จพระราชาคณะและรองสมเด็จพระราชาคณะ
ฝึกให้คล่อง
ลองหยิบหนังสือราชการจริงสักฉบับ แล้วชี้ทีละช่องตามลำดับ 14 ส่วน จากนั้นทำข้อสอบและจดช่องที่สลับลำดับผิดไว้ทบทวน
ลองทำ
ข้อ 1 สถานีตำรวจทำบันทึกข้อความถึงกองบังคับการต้นสังกัด หนังสือภายในฉบับนี้ไม่มีส่วนใด
ข้อ 2 สถานีตำรวจมีหนังสือภายนอกถึงพระภิกษุสงฆ์ทั่วไป ต้องใช้คำลงท้ายใด
ข้อ 3 หนังสือจากภายนอกเข้ามาถึงหน่วยงานสารบรรณกลาง ลำดับการรับหนังสือข้อใดถูกต้อง
ข้อ 4 ข้อใดถูกต้องเกี่ยวกับการส่งหนังสือ
ดูเฉลย
- ง หนังสือภายในมีคำขึ้นต้น แต่ไม่มีคำลงท้าย ส่วนเรื่องและวันที่เป็นช่องที่หนังสือภายในยังมีอยู่
- ก พระภิกษุสงฆ์ทั่วไปใช้ "ขอนมัสการด้วยความเคารพ" ส่วน อย่างสูง ใช้กับพระราชาคณะ และ อย่างยิ่ง ใช้กับสมเด็จพระราชาคณะและรองสมเด็จพระราชาคณะ
- ข ท่อง "จัด–ตรา–ทะเบียน–แยก" จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนเป็นขั้นแรก แล้วจึงประทับตรา
- ก ใบรับที่ได้คืนมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ ส่วนเลขทะเบียนส่งเรียงต่อกันตลอดปีปฏิทิน และสมุดส่งหนังสือคือเอ 5
ฝึกเลย: ข้อสอบงานสารบรรณ นายสิบตำรวจ